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09.06.2017 | Delegar tarefas alivia sobrecarga do síndico

É fundamental delegar tarefas e dividir responsabilidades para aliviar o trabalho do síndico.

 

A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte destes profissionais.

 

Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.

 

Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.

 

O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, mas vale ressaltar que a responsabilidade final sobre a gestão ainda caberá ao síndico.

 

O quadro abaixo traz uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.

 

Para o quadro elaborado, estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:

 

  • Gestão administrativa
  • Gestão de recursos humanos (funcionários)
  • Gestão financeira
  • Gestão de assuntos jurídicos

 

Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.

 

Setores

Ações necessárias

Sugestão de Divisão

Observações

 

 

 

 

 

Inadimplência

 

- Controle de inadimplentes (unidades e quantias)


- Cobrança direta e judicial

- Proposição de acordos

- Estudo de medidas

 

 

 

 

Conselheiros

+

Administradora

 

À empresa administradora do condomínio deve-se deixar o controle e a cobrança.

A proposição de acordos de parcelamento de dívida e o estudo de medidas para conter ou combater a inadimplência pode ser dividido por síndico e conselho, bem como as ações para remediar o “buraco” no caixa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Relação com a Empresa Administradora/Financeira

Fiscalização da empresa quanto à regularidade na condução dos pagamentos e administração do dinheiro do condomínio:

- contas bancárias;

- balancetes mensais;

- notas fiscais de produtos serviços;

- pagamento de obrigações trabalhistas;

- pagamento de outras obrigações do condomínio (água, luz, contribuição sindical, etc.).

 

 

 

 

 

 

 

 

Conselheiros

Este setor já faz parte das atribuições legais do Conselho Fiscal.
O acompanhamento mensal (no mínimo) é necessário para identificar problemas rapidamente, evitar o risco de fraudes e analisar os documentos com calma. Se isto for feito apenas uma vez por ano, dificilmente terá eficácia.

A CND (Certidão Negativa de Débito) das obrigações trabalhistas pode ser regularmente solicitada também no site do Ministério da Previdência Social, basta ter o CNPJ do condomínio.

 

 

 

 

 

 

Funcionários

- Distribuição de tarefas;

- Escala de trabalho;

- Controle de horários, faltas e folgas;

- Controle do estoque de materiais e equipamentos de proteção.

 

 

 

 

Zelador

Se funcionários forem terceirizados, o zelador ou o síndico não devem distribuir tarefas para não configurar vínculo empregatício.

Neste caso, o contato deve ser direto com o supervisor da empresa contratada.

 

 

 

 

 

 

Manutenção Preventiva

- Vistoria informal periódica;

-Acompanhamento de empresas de manutenção (elevador, portão etc.);

 

- Informar problemas e necessidades ao síndico.

 

 

 

 

 

Zelador

O zelador precisa ser pró-ativo em relação à manutenção dos equipamentos e estrutura do condomínio.


Não basta identificar problemas, é preciso antecipar-se, criar um calendário de manutenção e fazer vistorias periódicas em todos os itens e áreas.

 

 

 

 

Obras

- Solicitar orçamentos;

 

- Verificação da empresa (clientes, confiabilidade);

- Verificação de segurança da obra (quanto a acidentes e assaltos);

- Andamento da obra.

 

 

 

Comissão de obras (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) ou subsíndico

 

Obras sempre dão muito trabalho, porque para seu sucesso é necessário acompanhamento muito próximo.

Por isso, muitos condomínios formam uma comissão específica para o assunto, geralmente tirada em assembléia.

 

 

 

 

 

 

 

 

Relação dos Condôminos

 

 

 

 

- Advertências e multas para infrações ao Regulamento

- Criar formas de comunicação entre Corpo Diretivo e condôminos em geral

- Verificação de satisfação dos condôminos

- Administrar Livro de Ocorrências e Livro de Sugestões

 

 

 

 

 

 

 

 

Subsíndico

O relacionamento com os condôminos muitas vezes é a parte mais espinhosa de uma gestão.

Por isso, é interessante que uma pessoa esteja cuidando especificamente desse aspecto, para não descuidá-lo por excesso de tarefas.

Pode ser bastante útil criar canais de comunicação de duas mãos, tanto para saber o que estão pensando os condôminos, quanto para tornar transparentes as ações da administração.

 

 

 

 

 

 

 

 

Lazer

 

 

 

 

- Manutenção de equipamentos;

- Verificação do uso correto de dependências e equipamentos;

- Sugestões de ações (aulas, eventos, ampliações, modificações).

 

 

 

 

 

 

 

Comissão de lazer (formada por condôminos que não estão no Corpo Diretivo) e/ou zelador

A manutenção dos equipamentos do playground merece atenção especial, porque brinquedos com problemas na estrutura ou com materiais inadequados podem causar acidentes graves.

Em muitos condomínios tem crescido a atenção para a terceira idade, com programação de ações específicas.

Em condomínios com muitas crianças, é interessante ter atividades programadas (como aulas e eventos) para direcionar a energia delas.

 

 

 

 

 

 

 

 

Segurança Contra Assaltos

 

- Propor ações para o condomínio prevenir ocorrências e minimizar seus males;

- Conscientizar moradores da necessidade de seguir os procedimentos adotados;

- Verificar se procedimentos estão sendo cumpridos e se equipamentos estão em ordem e sendo utilizados corretamente.

 

 

 

 

 

 

Comissão de segurança: deve envolver síndico, zelador, e se possível condôminos voluntários

As quadrilhas que assaltam condomínio são, em geral, muito bem armadas e equipadas, e suas ações contam com planejamento.

Com tais “opositores”, os condomínios não podem se dar ao luxo de atuar amadoristicamente. É necessário ter uma atenção constante para este aspecto.

Um dos maiores empecilhos, atualmente, é a não-colaboração dos moradores sobre os procedimentos adotados.

 

ALTERNATIVA ADM. DE CONDOMÍNIOS LTDA

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